Firma Electrónica en certificados de seguro de caución. Efectos indirectos del Covid-19.
La declaración del estado de alarma nos está obligando a reinventar muchas de las formas y procesos que hace unos meses estábamos utilizando, algunos de ellos sin hacer uso de herramientas tecnológicas que estaban ahí pero que tenían en determinados casos usos prácticamente residuales.
Uno de ellos es la firma de las garantías de caución mediante certificados digitales. Lo que habitualmente se llama firma electrónica.
La forma utilizada es sencilla y simplemente consiste en la emisión por la aseguradora del mismo documento que antes se firmaba en papel pero aquí en formato PDF sobre el que se inserta la firma electrónica. Fórmula que antes de entrar en estos tiempos de confinamiento estaba ahí pero con usos muy minoritarios y aceptada sólo por determinadas administraciones públicas.
Así hasta antes del actual periodo, las garantías de caución se emitían y firmaban en papel, con los correspondientes envíos y desplazamientos físicos, que tan limitados se encuentran en estos días. Como se ha apuntado, con el confinamiento las aseguradoras relevantes en el ramo, en general, han dado un importante paso adelante en la emisión de garantías de caución con firma electrónica. Por su parte las administraciones también han ajustado anteriores procesos y están aceptando sin problema alguno la presentación de garantías a través de este tipo de soportes.
Cabe destacar como una gran avance previo a la declaración del estado de alarma la presentación de garantías ante la Caja General de Depósitos de forma telemática mediante el acceso SECAD en la propia página web de la Caja General de Depósitos. Si bien a través de este servicio sólo lo pueden presentar los garantes con una doble carga administrativa.
La firma electrónica en las garantías de caución conlleva importantes ventajas. En primer lugar destaca la rapidez y ahorro de costes, ya que tras la emisión de la garantía y firmada electrónicamente por la aseguradora esta puede ser enviada o estar a disposición de quien la precise sin necesidad de envíos postales o mensajerías, lo que disminuye tiempos y costes de los procesos.
Otra utilidad de documentos de garantía con firma electrónica es sustituir prácticas habituales en determinadas licitaciones, en las que se está solicitando la presentación de la garantía mediante una copia escaneada en PDF del original emitido y firmado en papel por la aseguradora. Esta práctica viene siendo aplicada tras la publicación de la Ley 9/2017 de 8 de noviembre de Contratos del Sector Público (LCSP) y la inclusión en su articulado de la «obligatoriedad» de la contratación pública electrónica.
Adicionalmente el documento generado por la aseguradora con firma electrónica es mucho más seguro y fiable para la administración, disminuyendo sustancialmente los riesgos de fraude y falsificación a los que están expuestos los documentos en papel, máxime actualmente con herramientas que permiten elaborar documentos con apariencia de ser reales y con serias dificultades para poder discernir ante un documento en papel si es un documento real o uno falsificado. Es cierto que algunas administraciones venían solicitando que las firmas de quienes suscriben el documento en papel estén legitimadas notarialmente lo que dificulta sustancialmente cualquier falsificación, pero también representa un gasto adicional y necesita un tiempo de ejecución que habitualmente es superior a la propia emisión de la garantía. Pues bien, la firma electrónica solventa y elimina este riesgo potencial de falsificación y fraude, al dar total fehaciencia sobre quién suscribe el documento de garantía.
Como conclusión, lo deseable es que en el nuevo periodo que suceda al actual confinamiento quede como un punto positivo el uso generalizado de la firma electrónica en las garantías de caución. La fórmula de un mero PDF como el documento en papel emitido al que se incluya la firma electrónica del emisor parece lo más sencillo para todos los operadores en este mercado.
Recordar que el seguro de caución es un equivalente del aval bancario presentando ciertas ventajas a las empresas, tanto de coste, como en calidad de servicio, sin olvidar que permite una más eficaz gestión de los recursos, facilitando una mayor capacidad con las entidades financieras dado que no se refleja en CIRBE.
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